حل الوحدة الثانية مادة المهارات الإدارية
الوحدة الثانية
السكرتارية
ومكننة العمل المكتبي
تمهيد
والات دینی و دندان است يدور الحديث الآتي بين ناصر وزميله في العمل محمد الذي جاء لزيارتهم في المنزل، وكان خالد يستمع إليهما :
ناصر : لماذا تأخرت إلى هذا الوقت با محمد، لقد كان موعدنا قبل هذا الوقت بكثير. محمد : لقد كان المدير يحتاج إلى كتابة بعض الخطابات المستعجلة، فاضطررت للبقاء إلى ما بعد الدوام لكي
أقوم بطباعتها وإرسالها بالبريد .
ناصر : ومتى سيكون موعد الاجتماع ليوم غد في الشركة؟
محمد : لقد قمت بمراجعة وترتيب جدول المواعيد الخاص بالمدير ليوم غد ، فوجدت أن الوقت المناسب اللاجتماع هو الساعة العاشرة صباحا.
حل الوحدة الثانية مادة المهارات الإدارية مسار العلوم الانسانية
بعد خروج محمد سال خالد أخاه ناصر
ما وظيفة زميلك محمد؟ وظفية محمد هي سكرتيرا.
هل تستطيع أن تحدد وظيفة محمد من خلال الحوار الحل بالصفحة التالية
استخرج من الحوار السابق المهام التي كان يقوم بها محمد في عمله ، والمهام التي يمكن أن تسند له في هذه
الوظيفة .
رتارية ومكننة العمل المكتبي
ds سيتناول درسنا الآتي مفهوم السكرتارية ، كما سنتعرف على المهام التي تسند للسكرتير التنفيذي .
هل تستطيع أن تحدد وظيفة محمد من خلال الحوار؟
استخرج من الحوار السابق المهام التي كان يقوم بها محمد في عمله، والمهام التي يمكن أن تسند له في هذه الوظيفة .
. المهام التي كان يقوم بها محمد في عمله 1. كتابة الخطابات وطباعتها وارسالها بالبريد. 2. مراجعة وترتيب جدول المواعيد.
. المهام التي يمكن أن تسند لهذه الوظيفة 1. معالجة المكالمات الهاتفية 2. معالجة البريد الوارد والصادر. 3. معالجة المعلومات. ل
الوحدة الثانية
السكرتارية ومكننة العمل المكتبي
العرض
مفهوم السكرتارية
لقد جاءت كلمة سكرتارية من اللغة الإنجليزية وهي ” Secretary ” وبعي الجزء الاول مسها ” Secret ” أي
السر، ولذلك يتم إطلاق عمارة ” امين السر على بعض المودلفين الذين يقومون ببعض الأعمال المكتبية الخاضة. وتتعدد معاني كلمة ( سكرتير) لدرجة اتساعها تتمثل في على الدول مراية وزير، أو حتى رئيس الوزراء أحيانا
ولكن معى السكرير الذي منقوم بدر امه هو ما يطلق عليه اسم السكرتير النقدي والدي معني بها المفهوم الموظف الذي يقوم بمساعدة أحد كبار المديرين في المنظمة، حيث يقوم بمعارنته على تنظيم مواعيده، وتنظيم
وحفظ الملفات ، واستقال الزائرين والترحيب بهم، والرد على المكالمات الهاتفية .
مهام السكرتير التنفيذي
يقوم الکرئیر بعدة مهام وثية تتناول إنجاز الأعمال الملكية في المشروغ باعلى قادر من الكفاءة ، ومن أهم هذه
المهام ما باتي :
و تحرير المراسلات والمذکرات
حل الوحدة الثانية مادة المهارات الإدارية مسار العلوم الانسانية
يتولى السكرتير استلام مراسلات وخطابات المدير وتنسيقها، ومن ثم طباعتها باستخدام آلة التصوير و يقوم لك بتوجيهها إلى المرسل إليه
بعد
النسخ والتصوير
ثم يقوم السکوتر مهمة النسخ والتصوير المستندات الواردة والنادرة للمكتب ويتولى توزيع المستندات المنسوخة
إلى الجهات المعنية، أو وضعها في الملفات المحقة لها.
معالجة المكالمات الهاتفية
ومن ثم تؤثر كفاءة السكرتير في التعامل مع الحالات الواردة و الصادرة على جودة مستوى الخدمات التي يديها، المدير والمنقظمة التي ينتمي لها ۔
السكرتير
الجيد هو الذي يحسن استقبال ونقل المكالمات الهاتفية، حيث إنه
معالجة البريد الوارد والصادر
ثم يقوم السكرتير باستلام البريد الوارد وتنظيمه تنظيما سليما يضمن اتخاذ القرار المناسب خيال كل مكاتبة ترة إلى المسلمية ، كما يتولى السكرتير تنعيم البريد المصادر والتاكد بان هذه المكاتبات تعطي انطباعا جيدا عن المشروع
الجهات الخارجية
حل الوحدة الثانية مادة المهارات الإدارية
وللمزيد من حلول الكتب : مادة الرياضيات 1
مادة الرياضيات 2
مادة الفيزياء 1